Tips Memilih Software Akuntansi Yang Cocok untuk Bisnis Anda

Tips Memilih Software Akuntansi

Apa yang akan Anda pelajari:

  • Manfaat menggunakan software akuntansi
  • Kriteria software akuntansi yang baik
  • Tahapan memilih software akuntansi

Setelah mempelajari tahapan-tahapan dalam akuntansi dan pembukuan, langkah selanjutnya adalah memilih sistem yang akan digunakan dalam melakukan pembukuan.

Zaman dahulu, transaksi keuangan dicatat secara manual kedalam buku-buku. Dengan berkembangnya teknologi komputer, pembukuan dilakukan dengan menggunakan software akuntansi yang semakin hari semakin canggih.

Sebagai seorang yang bekerja di bagian akuntansi lebih dari 5 tahun, saya memiliki pengalaman menggunakan beberapa software akuntansi.

Beberapa software akuntansi yang pernah dan masih saya gunakan yaitu sebagai berikut:

  • SAP
  • Accurate
  • Wave
  • Jurnal

Dari pengalaman tersebut, saya merasakan betul manfaat menggunakan software akuntansi dalam melakukan pembukuan ketimbang melakukan pembukuan secara manual atau semi manual menggunakan excel.

Jika software akuntansi digunakan dengan benar dan oleh orang yang memiliki skill yang memadai, penggunaan software akuntansi sangat membantu mempermudah pekerjaan akuntansi dan pembukuan.

Pada tulisan ini, saya akan membahas manfaat menggunakan software akuntansi, bagaimana kriteria software akuntansi yang baik, serta bagaimana tahapan memilih software akuntansi untuk mendapatkan software akuntansi yang cocok untuk bisnis Anda.

Apakah Anda siap? Mari kita mulai!

4 Manfaat Menggunakan Software Akuntansi

Seperti saya sebutkan sebelumnya, software akuntansi bisa mempermudah pekerjaan akuntansi dan pembukuan jika digunakan dengan benar oleh orang yang memiliki skill yang memadai.

Berikut ini adalah manfaat menggunakan software akuntansi:

Mempermudah Pekerjaan Akuntansi dan Pembukuan

Software akuntansi didesain untuk mempermudah penggunanya dalam melakukan pekerjaan akuntansi dan pembukuan. Pasalnya, dengan menggunakan software akuntansi, pekerjaan akuntansi dan pembukuan bisa dilakukan oleh siapa saja, termasuk orang yang tidak memiliki pemahaman akuntansi yang memadai.

Tips Memilih Software Akuntansi
Tips Memilih Software Akuntansi

Sebagai contoh, pada software akuntansi modern, pencatatan transaksi keuangan tidak lagi dilakukan dengan langsung membuat jurnal debet kredit. Akan tetapi, pencatatan transaksi keuangan dilakukan dengan cara menginput data transaksi keuangan dalam bentuk modul-modul seperti modul pembelian, modul penjualan, modul bank, dll.

Selanjutnya, data transaksi keuangan yang diinput ke dalam modul tersebut akan diproses secara simultan menjadi jurnal transaksi keuangan, buku besar, hingga menjadi laporan keuangan seperti Neraca, Laba Rugi dan Arus Kas.

Selain itu, software akuntansi juga bisa melakukan pekerjaan-pekerjaan kompleks lainnya seperti mencatat transaksi persediaan dengan berbagai metode seperti FIFO, LIFO dan average hingga menghitung depresiasi atau penyusutan secara otomatis.

Pekerjaan Akuntan dan Bookkeeper Menjadi Lebih Efektif dan Efisien

Dengan menggunakan software akuntansi, pekerjaan akuntansi dan pembukuan menjadi lebih efektif dan efisien. Pasalnya, pekerjaan-pekerjaan akuntansi dan pembukuan yang sifatnya teknis dan berulang-ulang seperti mencatat transaksi pembelian dan penjualan bisa dilakukan dengan lebih cepat dibandingkan jika dikerjakan secara manual.

Pada pembukuan manual, pekerjaan akuntansi dan pembukuan harus dilakukan secara bertahap sesuai dengan urutan pada siklus akuntansi.

Sebagai contoh, pada pembukuan manual, seluruh transaksi keuangan akan dicatat kedalam jurnal. Setelah itu, jurnal tersebut berturut-turut akan diproses diposting ke dalam buku besar, neraca saldo sebelum penyesuaian, jurnal penyesuaian, neraca saldo setelah penyesuaian, hingga dibuat menjadi laporan keuangan.

Sebaliknya, pada pembukuan menggunakan software akuntansi, kita hanya melakukan dua aktivitas yaitu membuat mencatat transaksi keuangan dan membuat jurnal penyesuaian. Sedangkan pekerjaan sisanya seperti membuat buku besar, neraca saldo, serta laporan keuangan dilakukan secara otomatis oleh software akuntansi.

Pekerjaan Akuntansi dan Pembukuan Menjadi Lebih Terstandar

Dengan mengguanakan software akuntansi, pekerjaan akuntansi dan pembukuan menjadi lebih terstandar dengan baik dari sisi aktivitas pekerjaan, format atau template invoice, chart of account, daftar aset tetap hingga format laporan keuangan.

Sebagai contoh, pada software akuntansi, kita bisa membuat dan menerbitkan invoice penjualan dengan format yang terstandar dengan baik. Format atau template standard ini sangat membantu bookkeeper dan akuntan dalam melakukan pembukuan hingga filling dokumen.

Mengurangi Tingkat Kesalahan dalam Pembukuan

Dengan menggunakan software akuntansi, kita juga memperoleh keuntungan yaitu mengurangi tingkat kesalahan dalam melalukan pembukuan. Hal ini karena, software akuntansi bisa mendeteksi kesalahan tansaksi sejak dini.

Sebagai contoh, dalam membuat jurnal transaksi, software akuntansi biasanya tidak akan bisa memproses transaksi lebih lanjut ke proses berikutnya jika jumlah debet kreditnya tidak sama. Hal ini sangat membantu bookkeeper dan akuntan sehingga menginput transaksinya dengan benar.

6 Kriteria Software Akuntansi Yang Baik

Sebelum kita membahas cara memilih software akuntansi yang cocok untuk bisnis Anda, Anda terlebih dahulu harus mengenal kriteria software akuntansi yang baik. Di bawah ini adalah kriteria 5 kriteria software akuntansi yang baik, yaitu sebagai berikut:

Memiliki Fitur Yang Lengkap

Software akuntansi yang akan Anda gunakan untuk bisnis UKM Anda harus memiliki fitur yang lengkap. Berikut adalah daftar fitur yang harus ada pada sebuah software akuntansi:

  • Membuat Invoice penjualan dan memodifikasi tampilan invoice
  • Menelusuri biaya berdasarkan kategori
  • Mengelola persediaan dan gudang
  • Melakukan rekonsiliasi bank
  • Membuat order pembelian
  • Mengelola aset tetap dan penyusutan aset tetap
  • Membuat jurnal voucher
  • Mengelola pelanggan, pemasok dan item barang
  • Membuat laporan keuangan dasar seperti neraca, laba rugi dan arus kas
  • Membuat laporan lain seperti Piutang Usaha dan Utang Usaha
  • Mengelola pengguna dan otorisasinya
  • Melakukan audit atas entri data
  • Multi-currency

User Friendly

Software akuntansi yang akan Anda gunakan untuk bisnis harus user-friendly atau mudah digunakan oleh penggunannya baik oleh Anda sendiri maupun tim Anda.

Hal ini karena, fungsi utama dari software akuntansi adalah untuk mempermudah pekerjaan pembukuan dan akuntansi menjadi lebih efektif dan efisien. Jika software akuntansi susah digunakan, justru akan menghambat tujuan peruahaan Anda.

Beberapa saat yang lalu, saya pernah mendengar cerita dari pebisnis yang mengaku sudah membeli software akuntansi, akan tetapi belum digunakan. Hal ini disebabkan software akuntansi tersebut tidak mudah digunakan oleh pengguna.

Harga Terjangkau

Harga software akuntansi yang akan Anda beli harus terjangkau dan sesuai dengan budget perusahaan Anda. Bagi UKM, pengeluaran untuk membeli software akuntansi tidak boleh terlalu besar.

Banyak yang masih beranggapan kalau harga software akuntansi biasanya mahal. Faktanya, saat ini banyak software akuntansi online yang harganya terjangkau dengan sistem pembayaran bulanan.

Sebagai contoh, Anda bisa mengakses dan menggunakan software akuntansi online dengan biaya langganan yang relatif murah pada kisaran Rp200.000,- hingga Rp500.000,- per bulan.

Perbandingan Paket Harga Software Akuntansi
Perbandingan Paket Harga Software Akuntansi

Mudah Diakses

Di era teknologi seperti sekarang, software akuntansi harus mudah diakses oleh penggunanya. Dewasa ini, banyak software akuntansi online berbasis cloud yang bisa diakses kapan pun dan dimanapun selama ada koneksi internet.

Selian itu, software akuntansi online biasanya dilengkapi juga dengan aplikasi sehingga bisa diakses dengan menggunakan berbagai platform dan gadget.

Keamanan Data

Dewasa ini, software akuntansi online sedang menjadi tren. Berbeda dengan software akuntansi ofline yang menyimpan data transaksi keuangan pada server local, software akuntansi online menyimpan data transaksi keuangan pada server eksternal yang dimiliki oleh vendor software akuntansi online tersebut.

Hal ini membuat banyak pebisnis yang masih ragu akan keamanan data mengguanakan software akuntansi online. Faktanya, menggunakan software akuntansi online justru lebih aman dibandingkan dengan menggunakan server Anda sendiri. Hal ini karena, vendor software akuntansi online mempekerjakan tim expert yang menangani keamanan data. Selain itu, mereka juga biasanya menggunakan teknologi server terbaru untuk bisa bersaing dengan perusahaan software akuntansi lain.

Integrasi dengan Software Lain

Kemajuan teknologi saat ini memungkinkan sebuah software bisa diintegrasikan dengan software lain. Untuk itu, pilih software akuntansi yang bisa diintegrasikan dengan software bisnis lain.

Sebagai contoh, salah satu software yang saya gunakan saat ini yaitu software akuntansi Jurnal bisa diintegrasikan dengan banya software seperti POS (Point of Sales), payroll, e-commerce, perpajakan dan berbagai software lainnya.

5 Tahapan Memilih Software Akuntansi

Setelah memahami kriteria software akuntansi, langkah selanjutnya adalah memilih software akuntansi yang cocok untuk bisnis UKM Anda.

Di bawah ini adalah 6 tahapan memilih software akuntansi untuk mendapatkan software akuntansi terbaik untuk bisnis Anda, yaitu sebagai berikut:

1. Tentukan Kebutuhan Bisnis Anda

Langkah pertama, tentukan kebutuhan bisnis Anda akan software akuntansi. Kebutuhan suatu bisnis akan software akuntansi berbeda-beda tergantung aktivitas utama bisnis.

Sebagai contoh, jika bisnis Anda adalah perusahaan perdagangan yang memiliki banyak jenis persediaan, Anda harus memilih software akuntansi yang bisa digunakan untuk mengelola persediaan.

Sebaliknya, jika bisnis Anda adalah bisnis jasa yang tidak mengelola persediaan, Anda tidak perlu membeli software akuntansi yang digunakan oleh perusahaan dagang.

Bagian terbaiknya, software akuntansi yang ada saat ini menawarkan paket-paket yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengeluarkan uang ekstra untuk sesuatu yang tidak Anda butuhkan.

2. Pelajari Review Software Akuntansi

Sebelum memutuskan untuk membeli sebuah software akuntansi, baca dan pelajari terlebih dahulu review software tersebut dari sumber yang terpercaya.

Anda bisa menggali informasi tentang software tersebut dari berbagai sumber dengan berbagai cara antara lain:

  • Melakukan trial atau demo software akuntansi
  • Menanyakan pengalaman pebisnis lain yang menggunakan software akuntansi tersebut
  • Berkonsultasi dengan akuntan

3. Tentukan Budget

Selanjutnya, tentukan budget atau anggaran yang reasonable untuk membeli software akuntansi. Sebagai contoh, jika omset bisnis Anda sebesar 30.000.000 per bulan, sangat tidak masuk akal membeli software akuntansi yang harganya puluhan juta. Saat ini, banyak software akuntansi dengan biaya yang relative terjangkau.

4. Perhatikan Apakah Ada Biaya Tersembunyi atau Biaya Tambahan

Sebelum Anda membeli software akuntansi, pastikan bahwa tidak ada biaya tambahan dalam menggunakan software akuntansi tersebut. Untuk mengetahui ada tidaknya biaya tambahan, Anda bisa langsung menanyakannya kepada sales software akuntansi tersebut.

Beberapa daftara pertanyaan yang bisa Anda ajukan antara lain:

  • Apakah ada biaya tambahan untuk menambah user atau pengguna
  • Apakah ada biaya tambahan untuk penggunaan kapasitas memori server

5. Pilih Software Akuntansi Berbasis Cloud

Tren saat ini, banyak pemilik bisnis yang memilih menggunakan software akuntansi online. Akan tetapi, pemilihan software akuntansi online ini bukan hanya karena mengikuti tren, akan tetapi karena software akuntansi online memiliki kelebihan dibandingkan dengan software akuntansi offline.

Berikut adalah keuntungan menggunakan software akuntansi online:

  • Tidak perlu melakukan instalasi, hanya dengan melakukan login Anda bisa langsung mencatat transaksi keuangan
  • Tidak perlu melakukan upgrade karena sudah dilakukan secara otomatis oleh vendor
  • Bisa diakses kapan pun dan di mana pun selama ada koneksi internet
  • Tidak perlu melakukan back-up karena biasanya sudah dilakukan back-up secara berkala oleh vendor
  • Data transaksi keuangan selalu tersinkronisasi
  • Bisa diintergrasikan dengan software bisnis lain

Selain itu, harga software akuntansi online relatif lebih terjangkau dibandingkan dengan software akuntansi offline sehingga menjadi pilihan yang masuk akal bagi UKM.

Penutup

Demikianlah tips memilih software akuntansi yang cocok untuk bisnis UKM Anda. Pada tulisan ini, saya membahas secara detail manfaat menggunakan software akuntansi, bagaimana kriteria software akuntansi yang baik, serta tahapan-tahapan dalam memilih software akuntansi.

Semoga bermanfaat bagi Anda yang sedang mencari software akuntansi untuk bisnis Anda.

Artikel Terkait

Leave a Comment